Conditions Générales

1. Parties, informations de contact et modifications

L'utilisation de nos services est soumise aux présentes conditions générales, qui constituent un accord entre Arqaam (ci-après "Arqaam") et vous en tant qu'utilisateur (ci-après "Utilisateur") et/ou Client. En utilisant nos services, vous acceptez ces conditions générales. Arqaam se réserve le droit de modifier les présentes conditions générales. Toute modification vous sera communiquée. Si vous n'acceptez pas les nouvelles conditions, vous avez la possibilité de résilier votre contrat et de cesser d'utiliser les services d'Arqaam. En continuant à utiliser les services d'Arqaam après une modification des conditions générales, vous acceptez automatiquement ces changements. La version la plus récente des conditions générales s'applique toujours à l'Utilisateur. Nous vous conseillons de conserver une copie de ces conditions pour vos archives personnelles.

1.1 Arqaam

Nos coordonnées sont les suivantes : Arqaam BV Numéro de TVA : BE 1035.646.432 Adresse e-mail : info@arqaam.be

1.2 Client - Utilisateur

Pour chaque client, un compte utilisateur est créé pour l'utilisation professionnelle des services d'Arqaam. Un client peut désigner plusieurs utilisateurs, chacun bénéficiant d'un compte utilisateur distinct. L'utilisateur peut uniquement utiliser ces services à des fins professionnelles ou commerciales au sein de l'organisation qu'il ou elle représente. Le contrat est conclu avec le client, mais l'utilisateur a également des obligations dans le cadre de l'utilisation des services et de la plateforme d'Arqaam, comme précisé dans les présentes Conditions Générales. L'utilisateur est tenu de fournir des informations exactes, complètes et véridiques, que ce soit pour son propre compte ou au nom du client (la personne physique ou morale qu'il/elle représente). En cas de modification des informations de l'utilisateur, celui-ci doit en informer Arqaam dans les plus brefs délais, par courrier ou par e-mail, en utilisant les coordonnées mentionnées ci-dessus.

1.3 Compte utilisateur

L'Utilisateur accède aux services d'Arqaam et aux sections sécurisées du site web à l'aide d'un identifiant et d'un mot de passe personnels (ci-après le "Compte Utilisateur"). Ces sections sécurisées ne sont pas accessibles aux non-utilisateurs. Un Compte Utilisateur est strictement personnel et ne peut être utilisé que par un seul Utilisateur. Le transfert du compte à des tiers est interdit. L'Utilisateur est responsable de toute utilisation effectuée via son compte. Afin d'éviter tout accès non autorisé, l'Utilisateur est tenu de garder ses identifiants confidentiels et de ne pas les partager avec des tiers. L'Utilisateur doit veiller à la protection rigoureuse de son identifiant et de son mot de passe afin de prévenir toute utilisation abusive.

2. Description des services

Arqaam propose une plateforme logicielle pour la gestion administrative et la gestion en ligne des entreprises. Cela inclut notamment l'assistance dans la création et la conservation de devis et de factures.

2.1 Tableau de bord

Le tableau de bord permet à l'Utilisateur d'avoir en un coup d'œil un aperçu des principaux indicateurs clés de son entreprise. Cela inclut notamment les revenus, les dépenses et les flux financiers par exercice, ainsi que les chiffres trimestriels. Le tableau de bord affiche également les factures impayées arrivées à échéance ainsi que les factures en attente de traitement.

2.2 Clients

La section "Clients" permet à l'Utilisateur de gérer en toute sécurité les coordonnées de ses clients. Les clients peuvent être rapidement retrouvés grâce à leur nom, leur adresse e-mail ou leur numéro de téléphone.

2.3 Stock

La section "Stock" permet à l'Utilisateur d'ajouter des véhicules et de gérer facilement le parc automobile. L'Utilisateur peut y renseigner des informations détaillées sur chaque véhicule, telles que la marque, le modèle, l'année de fabrication, le kilométrage et d'autres caractéristiques spécifiques. De plus, cette section offre un aperçu clair des véhicules disponibles et vendus, avec des filtres et des fonctions de recherche permettant de retrouver rapidement un véhicule spécifique. Cela permet à l'Utilisateur de garder facilement le contrôle sur l'état actuel du stock et les mouvements de celui-ci.

2.4 Services

La section "Services" permet à l'Utilisateur de créer, d'activer et de désactiver différents services. Ces services peuvent ensuite être facilement ajoutés aux factures. Cette fonctionnalité offre à l'Utilisateur une gestion flexible des services proposés, avec la possibilité de les adapter et de les facturer selon les besoins.

2.5 Vente

La section "Vente" offre à l'Utilisateur un aperçu de toutes les factures émises, devis, notes de crédit, rappels et factures récurrentes. Les montants totaux sont affichés et chaque facture peut être consultée en détail ou téléchargée au format PDF. Une fonction de recherche efficace permet à l'Utilisateur de retrouver rapidement une facture spécifique. De plus, Arqaam indique visuellement si une facture a déjà été payée ou si elle est encore en attente de paiement.

2.6 Paramètres

La section "Paramètres" permet à l'Utilisateur de personnaliser le système selon ses préférences. L'Utilisateur peut notamment y modifier le logo et, si nécessaire, ajuster le comportement des écrans mentionnés ci-dessus. De plus, dans cette section, l'Utilisateur peut modifier la mise en page et le texte des e-mails accompagnant les factures, bons de commande, devis et notes de crédit. Arqaam se réserve le droit d'élargir ou de modifier ses services afin de mieux répondre aux besoins de l'Utilisateur. Arqaam peut également, à sa seule discrétion, ajouter, supprimer ou rendre accessibles certaines rubriques du compte utilisateur pour des personnes non enregistrées, sans que cela n'entraîne une quelconque obligation de remboursement ou de compensation.

3. Qualité des services Arqaam

3.1 Obligation de moyens

Arqaam n'accepte aucune obligation de résultat, mais s'engage à déployer des moyens commercialement raisonnables pour assurer que les services Arqaam fonctionnent de manière conviviale, correcte et fluide. Arqaam s'efforce de fournir des informations correctes et à jour, tant au sein du compte utilisateur que sur la partie accessible au public de son site web. Cependant, Arqaam ne peut garantir que ces informations sont toujours complètes et exemptes d'erreurs, et décline toute responsabilité concernant le contenu des informations fournies.

3.2 Niveau de service

Arqaam s'efforce de maintenir son site web et ses services accessibles autant que possible. Bien que nous nous engagions à minimiser les interruptions, nous ne pouvons pas garantir une disponibilité 24h/24 et 7j/7. Des travaux de maintenance périodiques, des pannes techniques ou d'autres circonstances imprévues peuvent temporairement affecter l'accès. En cas d'indisponibilité temporaire des services Arqaam, nous ferons de notre mieux pour résoudre le problème dans les plus brefs délais. Pour les Utilisateurs payants, nous nous efforçons de rétablir les services dans un délai raisonnable, en fonction de la nature et de la gravité du problème. Bien que nous ne puissions garantir un délai précis, nous mettons tout en œuvre pour résoudre les interruptions aussi rapidement que possible. D'éventuelles compensations seront évaluées au cas par cas et dépendront de la durée et de l'impact de l'interruption.

3.3 Exigences techniques

L'Utilisateur doit utiliser la version la plus récente du navigateur de son choix. L'utilisation d'un navigateur obsolète comporte le risque que certaines fonctionnalités des services Arqaam ne soient pas disponibles ou ne fonctionnent pas correctement.

4. Durée du contrat

Le contrat prend effet à la date d'inscription de l'Utilisateur et est valable pour une durée minimale d'un mois. À l'issue de cette période, le contrat est automatiquement renouvelé.

5. Prix, facturation et paiement

5.1 Prix de base

L'utilisation des services Arqaam est facturée mensuellement ou annuellement selon les tarifs en vigueur, tels qu'indiqués sur le site web. Arqaam se réserve le droit de modifier ses tarifs à tout moment. Toute modification tarifaire sera communiquée à l'Utilisateur par e-mail. Les nouveaux tarifs entreront en vigueur immédiatement.

5.2 Période d'essai gratuite

Le client peut utiliser les services Arqaam gratuitement pendant 14 jours.

5.3 Facturation

Les factures sont établies mensuellement et le paiement est effectué automatiquement via Stripe avec la carte fournie par l'Utilisateur. Le montant dû est alors directement prélevé. Si un paiement automatique échoue, l'Utilisateur recevra une notification lui demandant d'effectuer le paiement dans un délai de 10 jours ouvrables. En cas de retard de paiement, Arqaam peut appliquer un intérêt de 9 % par an ainsi qu'une indemnité forfaitaire de 15 % du montant impayé. Ces frais seront ajoutés au montant dû.

5.4 Paiement

L'Utilisateur peut uniquement effectuer le paiement par carte de crédit. Aucune carte n'est demandée pendant la période d'essai : avant la fin de celle-ci, l'Utilisateur qui souhaite poursuivre doit fournir une carte de crédit valide. Les montants dus seront automatiquement débités de la carte de crédit associée au compte au début de chaque période de facturation (mensuelle ou annuelle).

6. Utilisation légale et conforme des services Arqaam

L'Utilisateur et le Client doivent utiliser les services Arqaam uniquement à des fins légales et légitimes. Dans ses interactions avec Arqaam ou avec d'autres Utilisateurs des services Arqaam, l'Utilisateur est tenu de s'exprimer de manière respectueuse et de respecter les normes de courtoisie générale. L'Utilisateur doit s'abstenir de tout langage offensant, propos injurieux ou comportement inapproprié.

7. Responsabilité

L'Utilisateur est seul responsable de l'utilisation des services Arqaam, y compris de l'exactitude des factures émises en son nom, des données enregistrées, des devis établis ainsi que de la gestion des données relatives aux clients, fournisseurs et stocks. L'Utilisateur et le Client utilisent la plateforme Arqaam et les services Arqaam à leurs propres risques. Arqaam ne s'engage pas à garantir un résultat concernant l'exactitude ou le bon fonctionnement de ses services et ne fournit aucune garantie à cet égard. L'Utilisateur et le Client sont seuls responsables de la vérification de l'exactitude de leurs données et des documents établis. Par conséquent, l'Utilisateur ou le Client est entièrement responsable de toute plainte ou réclamation de tiers découlant d'une facturation incorrecte, d'une livraison erronée, d'obligations fiscales, etc. Arqaam ne pourra être tenue responsable de ces réclamations. L'Utilisateur ou le Client ne pourra pas non plus réclamer de compensation à Arqaam à ce sujet. Arqaam ne peut être tenue responsable que des dommages résultant directement de sa faute intentionnelle ou de sa fraude. Toute responsabilité pour d'autres fautes, y compris les fautes graves, est exclue. Arqaam décline toute responsabilité en cas de dommages ou de pertes résultant d'un accès non autorisé à un compte utilisateur ou de l'utilisation abusive de celui-ci. Dans tous les cas, la responsabilité d'Arqaam est limitée à l'indemnisation des dommages directement causés par sa faute grave ou sa fraude, et ce, jusqu'à concurrence du montant total des factures effectivement payées par l'Utilisateur au cours des six derniers mois. La responsabilité d'Arqaam pour les dommages indirects, y compris les dommages consécutifs, la perte de bénéfices, les économies manquées et les pertes dues à l'arrêt des activités, est expressément exclue.

8. Protection des données personnelles

8.1 Traitement des données personnelles par l'utilisateur

L'Utilisateur ou le Client traitera des données à caractère personnel (par exemple, les données des clients) via les services Arqaam et la plateforme Arqaam. L'Utilisateur ou le Client est seul responsable de ce traitement et doit s'assurer que celui-ci est conforme à la législation en vigueur. Dans ce cadre, Arqaam agit uniquement en tant que sous-traitant et suit les instructions de l'Utilisateur. Arqaam n'effectue aucun traitement sur les données personnelles communiquées, sauf si cela est nécessaire pour garantir le bon fonctionnement des services. Les données personnelles sont stockées de manière sécurisée au sein de l'Union européenne, comme décrit à l'article 9 des présentes conditions. L'Utilisateur ou le Client est responsable de vérifier si cet emplacement de stockage répond à ses besoins et assume l'entière responsabilité à cet égard.

8.2 Traitement des données personnelles par Arqaam

Lors de son inscription aux services Arqaam, l'Utilisateur fournit des données à caractère personnel (telles que le nom, l'adresse e-mail, le numéro de téléphone, etc.) qui seront traitées par Arqaam. Arqaam utilise ces données uniquement pour fournir ses services, notamment pour accorder l'accès au bon compte, gérer le compte et assurer la facturation. De plus, Arqaam peut observer l'utilisation de ses services afin d'améliorer leur fonctionnement, par exemple en optimisant les processus ou en adaptant les interfaces. Arqaam ne communiquera jamais les données personnelles de l'Utilisateur ou du Client à des tiers. Les données ne seront pas conservées plus longtemps que nécessaire pour atteindre les objectifs fixés. L'Utilisateur peut, via le site web d'Arqaam, consulter les données personnelles traitées à son sujet, en vérifier l'exactitude et les corriger si nécessaire. Arqaam ne conservera que les données corrigées. Les données personnelles sont stockées et sécurisées au sein de l'Union européenne, conformément à l'article 9 des présentes conditions.

9. Sécurité

Arqaam prend les mesures techniques et organisationnelles nécessaires pour garantir la confidentialité et la sécurité du traitement des données (y compris les données à caractère personnel). Ces mesures visent à prévenir la destruction, la perte, la modification non autorisée et l'accès non autorisé aux données. Bien qu'Arqaam fasse de son mieux pour éviter les incidents de sécurité, ceux-ci ne peuvent jamais être totalement exclus. Par conséquent, l'Utilisateur est invité à conserver une copie de sauvegarde de ses propres données. Arqaam est sécurisé via un certificat de sécurité et est uniquement accessible via une connexion HTTPS sécurisée. L'accès est strictement réservé à l'Utilisateur via son identifiant personnel et son mot de passe. En cas d'incident de sécurité impliquant la compromission d'un compte, celui-ci sera immédiatement bloqué. L'Utilisateur devra alors contacter support@arqaam.be dans les plus brefs délais.

10. Droits intellectuels

Les services Arqaam et la plateforme Arqaam sont protégés par des droits de propriété intellectuelle, y compris les droits d'auteur sur les interfaces, les logos, les programmes informatiques et les bases de données, dont Arqaam est le titulaire. Les éléments protégés ne peuvent être reproduits ou communiqués au public sans l'autorisation préalable et écrite d'Arqaam. L'Utilisateur a toutefois le droit de reproduire les éléments protégés dans le cadre de l'utilisation normale des services Arqaam sur son ordinateur. L'Utilisateur est également autorisé à imprimer certaines parties du site web, à condition que cela soit exclusivement destiné à son usage personnel. Arqaam est également le titulaire de marques déposées, qui ne peuvent être utilisées sans son autorisation préalable.

11. Propriété des données

L'Utilisateur ou le Client reste propriétaire des données qu'il/elle traite via les services Arqaam. Arqaam n'acquiert aucun droit exclusif sur les données que l'Utilisateur ou le Client traite via ses services ou sa plateforme. Arqaam conservera les données dans un format standard. L'Utilisateur peut à tout moment imprimer ou télécharger ces informations. À la demande de l'Utilisateur, Arqaam exportera les données et les mettra à disposition dans un format numérique standard. Des frais supplémentaires peuvent être appliqués : le temps investi sera facturé à un tarif horaire de 100,00 EUR. Pour l'exportation des factures d'achat et de vente au format PDF, un tarif fixe de 100,00 EUR hors TVA sera appliqué.

12. Suspension du compte utilisateur

Arqaam se réserve le droit de suspendre l'accès à ses services, en totalité ou en partie, de désactiver temporairement un compte utilisateur, ou d'interdire à l'Utilisateur et/ou au Client l'accès à une partie ou à l'ensemble du service en cas de violation du contrat par l'Utilisateur et/ou le Client. Cela s'applique notamment lorsqu'il existe de sérieux soupçons que le compte utilisateur est utilisé à des fins illégales ou lorsqu'Arqaam reçoit une demande formelle dans le cadre d'une enquête judiciaire. Arqaam informera l'Utilisateur de la suspension via l'adresse e-mail associée à son compte. L'Utilisateur dispose alors de 30 jours pour contester la suspension en envoyant un e-mail à support@arqaam.be. Si ces objections ne sont pas acceptées, Arqaam se réserve le droit de résilier le contrat. Arqaam se réserve également le droit de suspendre automatiquement les comptes utilisateurs qui n'ont montré aucune activité pendant une période ininterrompue de 30 jours calendaires. L'Utilisateur est seul responsable de l'utilisation régulière des services Arqaam.

13. Résiliation du contrat

13.1 Motifs de résiliation

L'Utilisateur peut résilier son abonnement à tout moment via les paramètres de son compte. La résiliation peut être effectuée en sélectionnant l'option "Annuler l'abonnement" dans la section 'Abonnement' ou 'Facturation', puis en confirmant l'annulation. En cas de résiliation d'un abonnement mensuel, l'accès aux services reste actif jusqu'à la fin du mois en cours. Aucun remboursement ne sera effectué pour le mois en cours. En cas de résiliation d'un abonnement annuel, l'accès reste actif jusqu'à la fin de la période d'abonnement en cours. Aucun remboursement ne sera accordé pour les mois restants de la période payée. Après confirmation de la résiliation, l'Utilisateur recevra une notification indiquant la date de fin de son abonnement. Si l'Utilisateur a besoin d'assistance pour annuler son abonnement ou s'il a des questions sur le processus, il peut contacter le service d'assistance à l'adresse suivante : support@arqaam.be.

13.2 Conséquences de la résiliation

Lorsque le contrat prend fin, l'accès aux services Arqaam et à la plateforme Arqaam restera actif jusqu'à la fin de la période d'abonnement en cours. Après cette période, l'utilisation du compte utilisateur sera suspendue et l'Utilisateur ainsi que les autres Utilisateurs enregistrés sous le même Client n'auront plus accès aux services. Arqaam conservera les données du compte utilisateur pendant une période d'un mois après la résiliation du contrat. Pendant cette période, l'Utilisateur (ou l'un des Utilisateurs autorisés agissant au nom du Client) peut demander la transmission de ces données. Cette transmission aura lieu à condition que les deux parties parviennent à un accord écrit concernant les frais et les modalités de transfert (telles que le format, les délais, etc.). Si aucun accord n'est conclu dans ce délai d'un mois, Arqaam se réserve le droit de supprimer définitivement le compte utilisateur, y compris toutes les données associées, les utilisateurs, les mots de passe, etc. Arqaam ne conserve aucune sauvegarde des comptes utilisateurs supprimés. Arqaam ne sera en aucun cas tenue d'effectuer un remboursement, qu'il soit total ou partiel (y compris au prorata), après la résiliation du contrat.

14. Dispositions diverses

14.1 Réclamations

Les factures doivent être contestées par écrit dans un délai de 10 jours ouvrables ou 14 jours calendaires suivant leur réception. Passé ce délai, la facture sera considérée comme irrévocablement acceptée et devra être intégralement payée. Toute autre réclamation concernant les services Arqaam peut être adressée à support@arqaam.be. Arqaam s'efforcera de traiter les réclamations avec soin, mais souligne que ses services sont fournis en l'état, sans aucune garantie supplémentaire.

14.2 Force majeure

En cas de force majeure (c'est-à-dire des circonstances indépendantes de la volonté d'Arqaam), Arqaam est dégagée de toutes ses obligations et de toute responsabilité en résultant. Sont notamment considérés comme cas de force majeure : les catastrophes naturelles, les grèves ou lock-out, les incendies, les inondations, les saisies, les embargos, la pénurie générale de biens, les maladies, les licenciements et, de manière générale, toute circonstance imprévue perturbant de manière significative l'équilibre contractuel. Cela s'applique indépendamment du fait que la force majeure se produise chez Arqaam, chez l'un de ses fournisseurs ou chez l'un de ses collaborateurs.

14.3 Nullité

La nullité d'une ou de plusieurs dispositions des présentes conditions générales n'affecte pas la validité des autres dispositions. Les Parties s'engagent à remplacer la ou les dispositions nulles par une ou plusieurs dispositions valides qui se rapprochent autant que possible de l'intention initiale des dispositions annulées. En tout état de cause, le juge a la faculté de réduire les clauses éventuellement excessives ou illégales à ce qui est légalement acceptable.

14.4 Droit applicable et juridiction compétente

En cas de litige, les Parties s'efforceront de trouver une solution à l'amiable. Si cela s'avère impossible, le tribunal de Tongres sera compétent pour traiter le litige. Le droit belge est applicable au présent contrat.