Algemene Voorwaarden
1. Partijen, contactinformatie en wijziging
Onze diensten vallen onder deze algemene voorwaarden, die gelden als een overeenkomst tussen Arqaam (hierna "Arqaam") en u als gebruiker (hierna "Gebruiker") en/of Klant. Door onze diensten te gebruiken, verklaart u zich akkoord met deze voorwaarden. Arqaam behoudt zich het recht voor om de algemene voorwaarden aan te passen. Eventuele wijzigingen worden aan u meegedeeld. Als u het niet eens bent met de aangepaste voorwaarden, heeft u de mogelijkheid om uw contract te beëindigen en het gebruik van onze diensten stop te zetten. Indien u de diensten van Arqaam blijft gebruiken na een wijziging in de voorwaarden, gaat u automatisch akkoord met de aangepaste voorwaarden. De meest actuele versie van de algemene voorwaarden is steeds van toepassing op de Gebruiker. Wij raden u aan om een kopie van deze voorwaarden te bewaren voor eigen administratie.
1.1 Arqaam
Onze contactgegevens zijn als volgt: Arqaam BV BTW-nummer: BE 1035.646.432 E-mailadres: info@arqaam.be
1.2 Klant - Gebruiker
Per Klant wordt een Gebruikersaccount aangemaakt voor het beroepsmatig gebruik van de diensten van Arqaam. Een Klant kan meerdere Gebruikers aanwijzen, voor wie elk afzonderlijk een Gebruikersaccount wordt aangemaakt. De Gebruiker kan deze diensten uitsluitend benutten voor professioneel of zakelijk gebruik binnen de organisatie die hij of zij vertegenwoordigt. Het contract wordt afgesloten met de Klant, maar ook de Gebruiker heeft verplichtingen bij het gebruik van de diensten en het platform van Arqaam, zoals beschreven in deze Algemene Voorwaarden. De Gebruiker is verplicht de gevraagde gegevens correct, volledig en naar waarheid in te vullen, hetzij voor eigen rekening, hetzij namens de Klant (de natuurlijke persoon of rechtspersoon die hij/zij vertegenwoordigt). Indien de gegevens van de Gebruiker wijzigen, dient hij/zij Arqaam hiervan tijdig op de hoogte te brengen via een brief of e-mail, zoals vermeld in onze contactgegevens hierboven.
1.3 Gebruikersaccount
De Gebruiker verkrijgt toegang tot de diensten van Arqaam en de beveiligde secties van de website via een persoonlijke gebruikersnaam en wachtwoord (hierna "Gebruikersaccount"). Deze beveiligde onderdelen zijn niet toegankelijk voor niet-gebruikers. Een Gebruikersaccount is strikt persoonlijk en mag slechts door één Gebruiker worden gebruikt. Overdracht van het account aan derden is niet toegestaan. De Gebruiker is verantwoordelijk voor elk gebruik dat via zijn/haar account plaatsvindt. Om ongeautoriseerde toegang te voorkomen, is de Gebruiker verplicht zijn/haar inloggegevens vertrouwelijk te behandelen en niet te delen met derden. De Gebruiker dient zorgvuldig om te gaan met zijn/haar gebruikersnaam en wachtwoord om misbruik te voorkomen
2. Beschrijving van de diensten
Arqaam biedt een softwareplatform aan voor online administratie en het beheer van ondernemingen. Dit omvat onder andere ondersteuning bij het opstellen en bewaren van offertes en facturen, enzovoort
2.1 Dashboard
Het dashboard biedt de Gebruiker in één oogopslag een overzicht van de belangrijkste kerncijfers van zijn/haar onderneming. Dit omvat onder andere inkomsten en uitgaven per boekjaar en kwartaalcijfers en statistieken van de inkomsten en uitgaven. Daarnaast toont het dashboard onbetaalde facturen die vervallen zijn en facturen die nog verwerkt moeten worden. Hierdoor krijgt de Gebruiker snel inzicht in de financiële situatie en administratieve taken van de onderneming.
2.2 Klanten
De sectie "Klanten" biedt de Gebruiker de mogelijkheid om de contactgegevens van zijn/haar klanten op een veilige manier te beheren. Klanten kunnen eenvoudig worden teruggevonden op basis van hun naam, e-mailadres of telefoonnummer.
2.3 Voorraad
De sectie "Voorraad" biedt de Gebruiker de mogelijkheid om voertuigen toe te voegen en het actuele wagenpark overzichtelijk te beheren. Hier kan de Gebruiker gedetailleerde informatie over elk voertuig invoeren, zoals merk, model, bouwjaar, kilometerstand en eventuele extra kenmerken. Daarnaast biedt de voorraadsectie een duidelijk overzicht van de beschikbare en verkochte voertuigen, inclusief filters en zoekfuncties om snel specifieke auto's terug te vinden. Zo houdt de Gebruiker eenvoudig controle over de actuele stock en voorraadbewegingen.
2.4 Diensten
De sectie "Diensten" biedt de Gebruiker de mogelijkheid om verschillende diensten aan te maken, te activeren en te deactiveren. Deze diensten kunnen vervolgens eenvoudig worden toegevoegd aan facturen. Dankzij deze functionaliteit kan de Gebruiker flexibel omgaan met het aanbod van diensten en deze naar wens beheren en factureren.
2.5 Verkoop
De sectie "Verkoop" biedt de Gebruiker een overzicht van alle opgemaakte facturen, offertes, creditnota’s, herinneringen en periodieke facturen. De totaalbedragen worden weergegeven en elke factuur kan in detail worden bekeken of als PDF worden gedownload. Een efficiënte zoekfunctie stelt de Gebruiker in staat om snel een specifieke factuur op te zoeken. Daarnaast toont Arqaam visueel of een factuur al betaald is of nog openstaat
2.6 Instellingen
De sectie "Instellingen" biedt de Gebruiker de mogelijkheid om het systeem naar eigen voorkeur aan te passen. Hier kan de Gebruiker onder andere het logo wijzigen en indien nodig het gedrag van de hierboven genoemde schermen instellen. Daarnaast kan de Gebruiker in deze sectie de opmaak en tekst aanpassen van mails die worden meegestuurd met facturen, bestelbonnen, offertes en creditnota’s. Arqaam kan haar diensten uitbreiden of aanpassen om zo goed mogelijk in te spelen op de behoeften van de Gebruiker. Arqaam behoudt zich het recht voor om naar eigen inzicht onderdelen aan het Gebruikersaccount toe te voegen, te verwijderen of toegankelijk te maken voor niet-geregistreerde gebruikers. Dit kan gebeuren zonder enige verplichting tot terugbetaling of compensatie.
3. Kwaliteit van de Arqaam diensten
3.1 Middelenverbintenis
Arqaam aanvaardt geen resultaatsverbintenis, maar zet zich in om met commercieel redelijke middelen de Arqaam Diensten zo gebruiksvriendelijk, correct en soepel mogelijk te laten functioneren. Arqaam streeft ernaar om zowel binnen het Gebruikersaccount als op het openbaar toegankelijke gedeelte van de website correcte en actuele informatie aan te bieden. Arqaam kan echter niet garanderen dat deze informatie te allen tijde volledig en foutloos is en wijst daarom iedere aansprakelijkheid met betrekking tot de inhoud van de verstrekte informatie af.
3.2 Niveau van dienstverlening
Arqaam streeft ernaar om de website en de diensten zo veel mogelijk beschikbaar en bereikbaar te houden. Hoewel we ons inzetten om eventuele onderbrekingen te minimaliseren, kunnen wij geen 24/7 beschikbaarheid garanderen. Periodieke onderhoudswerkzaamheden, technische storingen of andere onvoorziene omstandigheden kunnen tijdelijk invloed hebben op de bereikbaarheid. Indien de Arqaam Diensten tijdelijk niet toegankelijk zijn, zal Arqaam zich inspannen om het ongemak zo snel mogelijk te verhelpen. Voor betalende Gebruikers streven we ernaar om de diensten binnen een redelijke termijn te herstellen, afhankelijk van de aard en de ernst van het probleem. Hoewel we geen vaste termijn kunnen garanderen, doen we ons best om storingen zo spoedig mogelijk op te lossen. Eventuele compensaties worden op individuele basis beoordeeld en zijn afhankelijk van de duur en impact van de onderbreking.
3.3 Technische vereisten
De Gebruiker dient de meest recente versie van de browser van zijn/haar keuze te gebruiken. Het gebruik van een verouderde browser brengt het risico met zich mee dat bepaalde functionaliteiten van de Arqaam Diensten niet beschikbaar zijn of niet correct functioneren.
4. Duur van de overeenkomst
De overeenkomst treedt in werking op de dag van inschrijving van de Gebruiker en geldt minstens voor één maand De overeenkomst wordt automatisch verlengd
5. Prijzen, facturering en betaling
5.1 Basisprijs
Het gebruik van de Arqaam Diensten wordt aangerekend per maand of per jaar volgens de geldende tarieven, zoals vermeld op de website. Arqaam behoudt zich het recht voor om haar tarieven op elk moment aan te passen. Eventuele tariefwijzigingen worden aan de Gebruiker meegedeeld via e-mail. De gewijzigde tarieven treden onmiddellijk in werking.
5.2 Gratis testperiode
De Klant kan de Arqaam Diensten gedurende 14 dagen gratis gebruiken.
5.3 Facturatie
De facturen worden maandelijks opgemaakt en de betaling verloopt automatisch via Stripe met de door de Gebruiker opgegeven kaart. Het verschuldigde bedrag wordt hierbij rechtstreeks geïnd. Indien een automatische betaling mislukt, ontvangt de Gebruiker een melding met het verzoek om de betaling alsnog te voldoen binnen 10 werkdagen. Bij laattijdige betaling kan Arqaam een interest van 9% per jaar en een forfaitaire vergoeding van 15% van het openstaande bedrag aanrekenen. Deze kosten worden toegevoegd aan het verschuldigde bedrag.
5.4 Betaling
De Gebruiker kan de betaling uitsluitend uitvoeren via een kredietkaart. Tijdens de proefperiode wordt geen kaart gevraagd: vóór het einde ervan dient de Gebruiker die verder wil een geldige kredietkaart op te geven. De verschuldigde bedragen worden automatisch afgeschreven aan het begin van elke facturatieperiode (maandelijks of jaarlijks) van de opgegeven kredietkaart die aan het account is gekoppeld.
6. Rechtmatig en wettelijk gebruik van de Arqaam Diensten
De Gebruiker en de Klant zullen de Arqaam Diensten uitsluitend gebruiken voor rechtmatige en wettelijke doeleinden. In zijn/haar interactie met Arqaam of andere Gebruikers van Arqaam wordt van de Gebruiker verwacht dat hij/zij zich respectvol uitdrukt en de algemeen geldende fatsoensnormen in acht neemt. De Gebruiker dient zich te onthouden van beledigend taalgebruik, kwetsende opmerkingen of andere ongepaste gedragingen.
7. Aansprakelijkheid
De Gebruiker is als enige verantwoordelijk voor het gebruik van de Arqaam Diensten, met inbegrip van de juistheid van facturen die onder zijn/haar naam zijn verzonden, de opgeslagen gegevens, de opgestelde offertes en het beheer van klant-, leverancier- en voorraadgegevens. De Gebruiker en de Klant maken op eigen risico gebruik van het Arqaam Platform en de Arqaam Diensten. Arqaam biedt geen resultaatsverbintenis met betrekking tot de juistheid of het correcte functioneren van haar diensten en geeft hieromtrent geen enkele garantie. De Gebruiker en de Klant zijn zelf verantwoordelijk voor de controle van de juistheid van hun gegevens en opgestelde documenten. De Gebruiker of de Klant is volledig aansprakelijk voor eventuele klachten of vorderingen van derden die voortvloeien uit onjuiste facturering, leveringen, fiscale verplichtingen, enz. Arqaam kan hiervoor niet aansprakelijk worden gesteld. Evenmin kan de Gebruiker of de Klant aanspraak maken op enige schadevergoeding vanwege Arqaam. Arqaam is uitsluitend verantwoordelijk voor schade die het directe gevolg is van haar opzettelijke fout of bedrog. Aansprakelijkheid voor andere fouten, inclusief grove fouten, wordt uitgesloten. Arqaam is niet aansprakelijk voor schade of verlies als gevolg van ongeoorloofde toegang tot of gebruik van het Gebruikersaccount. In alle gevallen is de aansprakelijkheid van Arqaam beperkt tot de vergoeding van schade die rechtstreeks voortvloeit uit haar ernstige fout of bedrog, en dit tot maximaal het totaalbedrag van de facturen die de Gebruiker daadwerkelijk heeft betaald in de laatste zes maanden. Aansprakelijkheid voor indirecte schade, zoals gevolgschade, winstderving, misgelopen besparingen of schade door bedrijfsstagnatie, is uitdrukkelijk uitgesloten.
8. Bescherming persoonsgegevens
8.1 Verwerking van persoonsgegevens door de Gebruiker
De Gebruiker dan wel de Klant zal via de Arqaam Diensten en het Arqaam Platform persoonsgegevens verwerken (bijvoorbeeld klantgegevens). De Gebruiker dan wel de Klant is als enige verantwoordelijk voor deze verwerking en dient ervoor te zorgen dat deze verwerking in overeenstemming is met de toepasselijke wetgeving. In dit kader treedt Arqaam uitsluitend op als verwerker en handelt zij volgens de instructies van de Gebruiker. Arqaam voert geen bewerkingen uit op de meegedeelde persoonsgegevens, tenzij dit noodzakelijk is om de dienstverlening te garanderen. De persoonsgegevens worden beveiligd opgeslagen binnen de Europese Unie, zoals beschreven in artikel 9 van deze voorwaarden. De Gebruiker dan wel de Klant is verantwoordelijk voor het nagaan of deze opslaglocatie voldoet aan zijn/haar behoeften en draagt hiervoor de volledige verantwoordelijkheid.
8.2 Verwerking van persoonsgegevens door Arqaam
Bij het aanmelden voor de Arqaam Diensten verstrekt de Gebruiker persoonsgegevens (zoals naam, e-mailadres, telefoonnummer, enz.) die door Arqaam verwerkt zullen worden. Arqaam gebruikt deze gegevens uitsluitend voor het leveren van haar diensten, zoals het verstrekken van toegang tot het juiste account, het beheren van het account en de facturatie. Daarnaast kan Arqaam het gebruik van haar diensten analyseren om de werking ervan te verbeteren, bijvoorbeeld door processen te optimaliseren of interfaces aan te passen. Arqaam zal de persoonsgegevens van de Gebruiker of de Klant nooit doorgeven aan derden. De gegevens worden niet langer bewaard dan nodig is om de beoogde doelen te bereiken. De Gebruiker kan via de Arqaam-website inzage krijgen in de persoonsgegevens die over hem/haar worden verwerkt, de juistheid ervan controleren en indien nodig corrigeren. Arqaam bewaart enkel de aangepaste gegevens. De persoonsgegevens worden binnen de Europese Unie opgeslagen en beveiligd zoals beschreven in artikel 9 van deze voorwaarden.
9. Beveiliging
Arqaam neemt de nodige technische en organisatorische maatregelen om de vertrouwelijkheid en veiligheid van de verwerking van gegevens (inclusief persoonsgegevens) te waarborgen. Deze maatregelen zijn bedoeld om vernietiging, verlies, ongeoorloofde wijziging en toegang tot de gegevens te voorkomen. Hoewel Arqaam zich inspant om veiligheidsincidenten te voorkomen, kunnen deze nooit volledig worden uitgesloten. Daarom wordt de Gebruiker aangeraden om zelf een back-up van zijn/haar gegevens bij te houden. Arqaam is beveiligd met een beveiligingscertificaat en is uitsluitend toegankelijk via een beveiligde HTTPS-verbinding. Toegang is enkel mogelijk met de persoonlijke login en het wachtwoord van de Gebruiker. Indien zich een veiligheidsincident voordoet waarbij een account is gecompromitteerd, wordt dit account onmiddellijk geblokkeerd. In dat geval dient de Gebruiker zo snel mogelijk contact op te nemen via support@arqaam.be.
10. Intellectuele rechten
De Arqaam Diensten en het Arqaam Platform zijn beschermd door intellectuele eigendomsrechten, waaronder auteursrechten op interfaces, logo's, computerprogramma's en databanken, waarvan Arqaam de houder is. De beschermde elementen mogen niet worden gereproduceerd of openbaar gemaakt zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van Arqaam. De Gebruiker heeft echter het recht om de beschermde onderdelen te reproduceren binnen het kader van het normale gebruik van de Arqaam Diensten op zijn/haar computer. Daarnaast mag de Gebruiker delen van de website afdrukken, mits dit uitsluitend voor persoonlijk gebruik is bedoeld. Arqaam is tevens de houder van geregistreerde handelsmerken, die niet zonder haar voorafgaande toestemming mogen worden gebruikt.
11. Eigendom data
De Gebruiker dan wel de Klant blijft eigenaar van de data die hij/zij via de Arqaam Diensten verwerkt. Arqaam verwerft geen enkel exclusief recht op de data die de Gebruiker of de Klant via haar diensten of platform verwerkt. Arqaam zal de gegevens in een standaardformaat opslaan en bewaren. De Gebruiker kan deze informatie op elk gewenst moment afdrukken of downloaden. Op verzoek van de Gebruiker zal Arqaam de gegevens exporteren en in een standaard digitaal formaat ter beschikking stellen. Hieraan kunnen bijkomende kosten verbonden zijn: de hiervoor benodigde tijd wordt aangerekend aan een uurtarief van 100,00 EUR. Voor de export van PDF’s van aan- en verkoopfacturen geldt een vast tarief van 100,00 EUR exclusief btw.
12. Schorsing van Gebruikersaccount
Arqaam kan de toegang tot haar diensten geheel of gedeeltelijk opschorten, een Gebruikersaccount tijdelijk deactiveren of de Gebruiker en/of de Klant de toegang tot (een deel van) de dienst ontzeggen indien de Gebruiker en/of de Klant de Overeenkomst schendt. Dit geldt in het bijzonder wanneer er sterke aanwijzingen zijn dat het Gebruikersaccount wordt gebruikt voor illegale doeleinden of wanneer Arqaam hiertoe een formeel verzoek ontvangt in het kader van een gerechtelijk onderzoek. Arqaam zal de Gebruiker via het e-mailadres dat aan het account is gekoppeld op de hoogte brengen van de schorsing. De Gebruiker heeft vervolgens 30 dagen de tijd om bezwaar te maken tegen de schorsing door een e-mail te sturen naar support@arqaam.be. Indien deze bezwaren niet gegrond worden bevonden, behoudt Arqaam zich het recht voor om de Overeenkomst te beëindigen. Arqaam heeft tevens het recht om Gebruikersaccounts automatisch op te schorten indien deze gedurende een ononderbroken periode van 30 kalenderdagen niet worden gebruikt en geen enkele activiteit wordt vastgesteld. De Gebruiker is zelf verantwoordelijk voor het actief gebruik van de Arqaam Diensten.
13. Beëindiging van de Overeenkomst
13.1 Gronden voor beëindiging
De Gebruiker kan zijn/haar abonnement op elk moment annuleren via de accountinstellingen. De annulering kan worden doorgevoerd door in de sectie 'Abonnement' of 'Facturatie' de optie 'Annuleer abonnement' te selecteren en de annulering te bevestigen. Bij annulering van een maandelijks abonnement blijft de toegang tot de diensten behouden tot het einde van de lopende maand. Eventuele betalingen voor de lopende maand worden niet terugbetaald. Bij annulering van een jaarabonnement blijft de toegang behouden tot het einde van de lopende abonnementsperiode. In geval van een jaarabonnement vindt er geen restitutie plaats voor de resterende maanden binnen de betaalde periode. Na de bevestiging van de annulering ontvangt de Gebruiker een melding met de einddatum van het abonnement. Indien de Gebruiker hulp nodig heeft bij de annulering of vragen heeft over het proces, kan contact worden opgenomen met de supportafdeling via support@arqaam.be.
13.2 Gevolgen van beëindiging
Wanneer de Overeenkomst tot een einde komt, blijft de toegang tot de Arqaam Diensten en het Arqaam Platform behouden tot het einde van de lopende abonnementsperiode. Na deze periode wordt het gebruik van het Gebruikersaccount stopgezet en zullen de Gebruiker en eventuele andere Gebruikers die onder dezelfde Klant geregistreerd zijn, geen toegang meer hebben tot de diensten. Arqaam bewaart de gegevens van het Gebruikersaccount gedurende één maand na de beëindiging van de Overeenkomst. Binnen deze periode kan de Gebruiker (of één van de gemachtigde Gebruikers namens de Klant) verzoeken om de gegevens over te dragen. Deze overdracht vindt plaats mits beide partijen een schriftelijk akkoord bereiken over de vergoeding en de voorwaarden van de overdracht (zoals het formaat, de timing, enz.). Indien binnen deze maand geen dergelijk akkoord wordt bereikt, behoudt Arqaam zich het recht voor om het Gebruikersaccount volledig te verwijderen, inclusief alle bijbehorende data, gebruikers, wachtwoorden, enz. Arqaam bewaart geen back-up van beëindigde Gebruikersaccounts. Arqaam is niet verplicht om enige terugbetaling uit te voeren, noch geheel noch gedeeltelijk (al dan niet pro rata), na beëindiging van de Overeenkomst.
14. Overige bepalingen
14.1 Klachten
Facturen dienen binnen 10 werkdagen of 14 kalenderdagen na ontvangst schriftelijk te worden betwist. Na deze termijn wordt de factuur als onherroepelijk aanvaard beschouwd en dient deze volledig betaald te worden. Andere klachten met betrekking tot de Arqaam Diensten kunnen worden gericht aan support@arqaam.be. Arqaam zal zich inspannen om klachten zorgvuldig in overweging te nemen, maar benadrukt dat haar diensten worden aangeboden zoals ze zijn, zonder verdere garanties.
14.2 Overmacht
In geval van overmacht (dit zijn omstandigheden buiten de wil van Arqaam) is Arqaam vrijgesteld van alle verplichtingen en de daaruit voortvloeiende aansprakelijkheid. Als overmacht worden onder meer beschouwd: natuurrampen, staking of lock-out, brand, overstroming, inbeslagname, embargo, algemene schaarste aan goederen, ziekte, ontslag en in het algemeen elke onvoorziene omstandigheid die het contractuele evenwicht in aanzienlijke mate verstoort. Dit geldt ongeacht of de overmacht zich voordoet bij Arqaam, bij één van haar leveranciers of bij één van haar medewerkers.
14.3 Nietigheid
De nietigheid van één of meerdere bepalingen uit deze algemene voorwaarden tast de geldigheid van de overige bepalingen niet aan. De Partijen verbinden zich ertoe om de nietige bepaling(en) te vervangen door (een) geldige bepaling(en) die zoveel mogelijk aansluiten bij de oorspronkelijke bedoelingen van de nietige bepaling(en). In elk geval heeft de rechter de bevoegdheid om eventuele buitensporige of onwettige clausules te herleiden tot wat wettelijk aanvaardbaar is.
14.4 Toepasselijk recht, bevoegde rechtbank
In geval van een geschil zullen de Partijen alles in het werk stellen om een minnelijke oplossing te vinden. Indien dit niet mogelijk blijkt, zal de rechtbank van Tongeren bevoegd zijn om kennis te nemen van het geschil. Op de Overeenkomst is het Belgisch recht van toepassing.